Gemeente Hengelo minder in de fout bij aanbestedingen

Inkoopverbeterplan

De gemeente lag in de jaren 2015 - 2018 nog onder vuur, doordat het regelmatig in de fout ging bij het inkopen van goederen en diensten die Europees aanbesteed hadden moeten worden. In 2017 ging dat om 18 gevallen. In 2018 werd daarop een inkoopverbeterplan ingezet dat ertoe heeft geleid dat de onrechtmatigheid van EU-aanbesteden verder is afgebouwd.

Als het gaat om inkoopfouten en naleving van Europese aanbestedingsrichtlijnen dan kwam vorig jaar nog een bedrag van 794.000 naar voren in de boeken. Dit bedrag zou terug te leiden zijn naar dossiers die al in 2019 onrechtmatig waren, maar voor een deel nog doorliepen in 2020. Het totale bedrag van deze inkoopdossiers bedraagt 2,3 miljoen euro. De accountant bestempelde dit op dinsdag 22 juni in een politieke markt nog als behoorlijke onrechtmatigheid, maar zei dat die wel binnen de marges blijft.

'Op de goede weg

Het college laat in een brief aan de raad weten dat de accountant tijdens controlewerkzaamheden geen aanvullende fouten heeft geconstateerd. "Daarmee is gebleken dat onze interne controle op deze inkopen op orde is. Wij zijn tevreden over het feit dat de accountant met ons constateert dat we op de goede weg zijn. Desondanks realiseren wij ons dat er op het gebied van inkoop- en aanbesteding nog verdere stappen gemaakt moeten worden. Wij zullen hier dan ook op blijven inzetten."

Volgens de accountant krijg je inkoop- en aanbestedingen nooit honderd procent sluitend. "Je hebt altijd wel een situatie dat je een beslissing neemt en soms links afgaat, maar dat je toch op basis van de ingewikkelde regelgeving rechtsaf had moeten gaan. Dat is niet erg, als het maar binnen de proporties blijft."

'Doelmatigheid boven rechtmatigheid'

B en W wijst er ook op dat doelmatigheid boven rechtmatigheid kan gaan, waarbij snelheid, prijs, kwaliteit belangrijker kan zijn dan het voldoen aan de regels. "Deze afwijkingen moeten worden voorgelegd aan het college. Op basis hiervan is het niet realistisch om te verwachten dat we op termijn naar nul euro onrechtmatig gaan. Er moet wel altijd een bewust besluit aan de onrechtmatigheid ten grondslag liggen."

Dat laatste was bijvoorbeeld vorig jaar het geval bij de aanbesteding voor het ontwerp van de herinrichting van het marktplein, het Wetplein en herinrichting kernwinkelgebied in het centrum door een landschapsarchitectenbureau. Op basis van de totale offerte zou de opdracht Europees aanbesteed moeten worden, maar in afwijking van het inkoopbeleid werd de opdracht in delen enkelvoudig onderhands gegund. Als het gaat om de gunning voor uitvoering van de herinrichting van het marktplein en delen van het kernwinkelgebied dan zijn deze onlangs wel Europees uitbesteed.

In een mondelinge toelichting op het jaarverslag zei de accountant er vertrouwen in te hebben dat de gemeente ook volgend jaar de juiste stappen zet. "Je mag een uitzondering hebben op inkoopbeleid, maar je moet dat wel gedegen documenteren."