Livio gaat werken met zelfstandige teams

Vijf UT-onderzoekers hebben de afgelopen twee jaar het reilen en zeilen bij zorginstelling Livio tegen het licht gehouden. Die is ook sinds 2016 bezig om van een traditioneel geleide organisatie naar zelfsturende teams te gaan. Het werken met zelfsturende teams in de (thuis)zorg wordt de norm. Er komen tussen de 60 tot 80 van zulke teams. Ook in Livioverpleeghuizen wordt het geleidelijk ingevoerd.

Promotieonderzoek
De studie van de UT is onderdeel van het promotieonderzoek van Maarten Renkema en het eerste dat zo'n proces bij een instelling volgt. In augustus worden de bevindingen gepubliceerd. Maar de conclusie is nu al: "Livio heeft het goed gedaan. Het is een voorbeeld voor andere zorginstellingen als het gaat om het leren, reflecteren en verbeteren", zegt hoogleraar Tanya Bondarouk. De UT'ers spraken met zeker 70 (toenmalige) managers en personeelsleden.

Zonder managers
Zelfsturende teams werken zelfstandig, zonder managers. Zij stemmen zelf de zorg af op de behoefte van hun cliënten. Maar zijn ook verantwoordelijk voor bijvoorbeeld de administratie, budgetbewaking, de werkroosters en het werven en aannemen van nieuwe collega's. Het is idee erachter: het leidt tot betere zorg, meer tevreden personeel en... het kan goedkoper zijn.

Zwemles
Eind 2015 had circa de helft van alle zorginstellingen al gekozen voor een reorganisatie naar zelfsturende teams a la Buurtzorg. Maar inmiddels komen er ook al weer organisaties op terug. De teams bleken te veel zonder zwemles in het diepe gegooid. Gevolg: hoog ziekteverzuim, achteruit hollende zorg.Hoogleraar Tanya Bondarouk meent dat het Livio-onderzoek 'een bijdrage levert aan het maatschappelijk debat' over hoe de zorg zich momenteel organiseert. Zo prikken ze één bubbel in elk geval door.
"Een van de belangrijkste conclusies is dat het niet per se goedkoper is", zegt mede-onderzoeker Jeroen Meijerink. "Als je te veel taken naar een team overhevelt kan het betekenen dat ze allemaal het wiel opnieuw gaan uitvinden. Dat maakt het eerder duurder. Maar ook noodzakelijke training en bijscholing kost geld." Bezuiniging moet volgens Bondarouk zeker geen doel zijn bij het invoeren van zelfsturende teams.

Visie
"Het begint bij visie; waarom zou je het doen? Geld? Kwaliteit? Omdat het mode is? Niet vergeten; Buurtzorg was een totaal nieuwe organisatie, die het vanaf het begin zo deed. Anderen moeten eerst nog een heel ingewikkeld omvormingsproces doorstaan. Dat moet niet onderschat worden. Eerst moet de meest belangrijke vraag beantwoord zijn: past het wel bij de organisatie, de missie en de mensen?"

Opvoeden
Een andere belangrijke conclusie: zelfsturende teams houden hoe dan ook enige sturing van buiten nodig. "Het is als het opvoeden van kinderen. Je moet ze los laten, maar wel met enige begeleiding. Macht moet opnieuw gedefinieerd worden. Van controle moet je naar coaching en vertrouwen. Maar leiderschap blijft nodig. Alleen is het niet meer van: zo gaan we het doen. Maar vanuit de vraag: hoe en wat willen jullie gaan doen?"

Sentimenten
Daarbij moet er zeker oog zijn voor de sentimenten onder het personeel. Uit eerder Engels onderzoek bleek dat 20% van werknemers in de zorg helemaal niet zit te wachten op zo veel vrijheid en dito verantwoordelijkheid. Hoofdonderzoeker Maarten Renkema: "Je kan niet in extremis alle taken maar over de schutting gooien: red je er maar mee. Dan wordt iedereen bang. Logisch. Sommigen bij Livio zijn al 30 jaar gewend te werken met opdrachten en leiding van bovenaf. Dan is het niet zo gek dat mensen denken: waarom moet dat?"

Proces
Livio deed het volgens de onderzoekers verstandig. Nam de tijd voor het proces en voerde het stap voor stap in. Ze heeft geïnvesteerd in trainingen en opleiding van het personeel. Maar heeft de teams ook niet overvoerd met taken. Sommige zaken worden wel degelijk buiten het team geregeld. Bijvoorbeeld het benaderen van de arbeidsmarkt, op zoek naar nieuwe personeel.

Personeelstekort
"Als elk team zelf personeel werft en selecteert kan het averechts uitpakken. Een sollicitant, die wordt afgewezen omdat hij niet in het team past, past misschien wel in een ander team. Als je daar geen oog voor hebt gaat die sollicitant weg en ben je hem kwijt." Indirect veroorzaakt dan de instelling haar eigen personeelstekort.

Omvorming
Livio heeft alle managers getest of zij die nieuwe rol aankunnen. Het heeft geleid tot het vertrek van enkelen van hen. De omvorming zal ook geleid hebben tot het vertrek van personeelsleden, die zich niet prettig voelden in de nieuwe opzet. De onderzoekers weten niet om hoeveel mensen het gaat. "Bovendien zal de nieuwe werkwijze ook nieuwe mensen hebben getrokken. You win some, you lose some."

Behalve door Bondarouk, Meijerink en Renkema is het onderzoek gedaan door Anna Bos-Nehles en Jan de Leede van de faculteit Behavioural, Management and Social Sciences.

© Newsroom Enschede, de samenwerking tussen TC Tubantia en 1Twente Enschede - Foto: Gezienus Bruining